Comment gérer son temps afin d’augmenter sa productivité et sa rentabilité quand vous êtes prestataire de services, consultant, coach, formateur ou indépendant / freelance ? Comment gérer ses journées et travailler plus sans allonger vos horaires ? Vous voilà arrivés à vos objectifs : vous avez des clients et vos journées sont bien remplies et pourtant le salaire que vous vous versez n’est pas à la hauteur de vos efforts et du temps que vous passez à développer votre entreprise. Vous travaillez beaucoup trop, vous êtes surmené et vous avez l’impression de courir dans tous les sens comme un pompier devant éteindre plusieurs incendies. Ayant longtemps vécu cette situation, j’aimerais aujourd’hui partager avec vous quelques conseils et principes qui vous aideront à sortir de ce cercle vicieux et qui vous permettront à la fois de retrouver votre liberté et d’augmenter vos revenus.
Note de Rudy : Cet article a été écrit par Olivier Clémence, freelance spécialisé sur l’outil Prestashop. A travers son site Réussir mon e-commerce, Olivier aide les boutiques en ligne à se faire connaître et à réussir sur Internet. Il s’agit de son 1er article sur Webmarketing Conseil et je suis ravi de l’accueillir. Si vous êtes expert en marketing, vous pouvez proposer vos articles en me contactant sur la page dédiée.
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Gérer ses journées pour améliorer sa productivité
La 1ère phase de la création d’une entreprise consiste à :
– Confronter votre offre au marché : donc valider que votre offre répond à un besoin et qu’il existe une clientèle solvable
– Mettre en place les processus pour livrer des prestations de qualité
La 2nde phase est celle de la croissance dont l’objectif va être de :
– Sortir de la roue du hamster en arrêtant de centraliser l’intégralité des tâches (du marketing jusqu’à la livraison)
– Pour soit devenir une véritable entreprise et « scaler » en constituant une équipe et en automatisant
– Ou pour au contraire maintenir un chiffre d’affaires suffisant tout en améliorant votre qualité de vie
Les deux options sont respectables mais nécessitent dans tous les cas de passer par un phase de gain de productivité pour libérer le temps nécessaire pour atteindre l’un ou l’autre de ces objectifs.
Nous allons voir comment mieux gérer votre temps, votre productivité et votre rentabilité.
Étape 1 : Arrêtez le multitâche pour mieux gérer votre temps
Vous êtes débordé et pour vous en sortir vous essayez d’avancer le plus vite possible en effectuant plusieurs choses en même temps.
C’est une grave erreur !
Le multitâche est totalement contre-productif.
Certes, notre cerveau est tout à fait capable de faire plusieurs choses à la fois. Dans le cas contraire, il serait impossible de discuter avec un ami tout en marchant ou simplement de respirer et courir en même temps.
Mais notre cerveau n’est pas fait pour se « concentrer » sur plusieurs choses à la fois.
Des études ont démontré que le multitâche pouvait faire perdre jusqu’à 40% de productivité.
Pour mieux comprendre pourquoi nous ne sommes pas capables de faire du multitâche efficacement, vous pouvez comparer le fonctionnement de votre cerveau à un jeu vidéo 😊
Dans un jeu vidéo, lorsque votre personnage arrive dans un nouveau monde, l’ordinateur (ou la console) doit charger dans sa mémoire à court terme les éléments qui composent ce nouvel environnement, tel que le décor, les véhicules, les autres personnages, etc.
Si vous changez de monde, toutes ces informations doivent être supprimées de la mémoire pour laisser leur place à de nouvelles données.
Ce qu’on appelle des « temps de chargement » dans les jeux vidéo.
C’est plus ou moins la même chose pour votre cerveau qui, avant de pouvoir se concentrer sur une tâche, doit charger dans sa mémoire à court terme les informations liées au contexte de la tâche en question.
La solution – vous l’aurez compris – c’est d’interdire le multitâche.
Choisissez une action et concentrez-vous dessus jusqu’à ce qu’elle soit terminée (ou que le temps que vous aviez choisi d’y consacrer soit écoulé).
Personnellement, j’utilise Toggl qui me permet à la fois de tracker le temps que je passe sur chaque tâche mais aussi, de par son fonctionnement, m’interdit totalement de faire du multitâche.
En effet, avec Toggl, vous devez indiquer à chaque début de tâche sur quoi vous travaillez actuellement et il n’est capable de mesurer qu’une seule tache à la fois.
Ça tombe très bien, car si vous l’utilisez, vous ne pourrez donc plus faire de multi-tâche.
Étape 2 : Éliminez les interruptions pour gagner en productivité
Les interruptions cassent votre productivité.
Mais avez-vous une idée du nombre de fois par jour où vous êtes interrompu dans votre tâche ?
Pour le savoir, voici un exercice, très utile, que je vous propose de réaliser.
Un exercice simple, mais puissant
À chaque fois que vous êtes interrompu, notez sur une feuille de papier (ou un tableau Excel) :
– L’heure
– La cause
– Et la durée de l’interruption.
Soyez intransigeant, notez absolument toutes les interruptions.
1. Si vous le faites consciencieusement, cet exercice vous fournira des informations extrêmement utiles pour améliorer votre productivité :
– Vous vous rendrez compte que les interruptions ne viennent pas toujours de l’extérieur.
– En effet, lorsque vous consultez votre compte Facebook pour vérifier si vous avez reçu des likes ou des commentaires sur votre dernier post, vous avez créé ce qu’on appelle une interruption interne.
Certes, c’est votre décision de stopper ce que vous faites pour aller faire autre chose, mais c’est une interruption quand même 😊
2. Vous aurez une vision claire du nombre de fois où vous êtes interrompu par jour/heure.
Vous n’avez sans doute pas conscience de ce chiffre.
Plusieurs études ont montré qu’un salarié ne pouvait pas travailler plus de 12 minutes sans être interrompu.
Alors je sais que vous n’êtes pas salarié, mais êtes vous sûr de pouvoir travailler ne serait-ce qu’une heure sans être dérangé ?
Cet exercice vous le dira.
3. Vous pourrez définir ce qui vous fait perdre le plus de temps.
En notant systématiquement la cause et la durée de l’interruption vous pourrez facilement définir ce qui vous dérange le plus souvent ou/et le plus longtemps.
Pour gagner rapidement en efficacité, il faudra donc vous concentrer en priorité sur ces trouble-fêtes qui sapent la majorité de votre travail.
4. Vous pourrez évaluer votre progression
Enfin, si vous faites cet exercice sur une période de temps suffisamment longue, vous pourrez évaluer votre progression en constatant que vous êtes de moins en moins interrompu et que par conséquent vos phases de concentration sont de plus en plus longues.
Si, à l’issue de cet exercice, vous vous surprenez à visiter trop souvent des sites comme Facebook, Twitter… j’ai une bonne nouvelle pour vous.
L’extension LeechBlock vous permet de bloquer l’accès aux sites de votre choix, vous interdisant de les visiter pendant une période donnée et vous obligeant à rester concentré sur votre tâche.
Les principales sources d’interruptions et comment y remédier
Concernant les interruptions dues au téléphone :
Dans de très nombreuses situations, le téléphone est un outil particulièrement inefficace qu’il est préférable d’éviter au maximum.
Voici 4 raisons qui devraient vous en convaincre :
1. La personne qui reçoit l’appel n’est pas préparée
Elle n’a sans doute pas les documents sous la main et pendant les premières minutes de la conversation elle devra se souvenir du contexte qui est lié à l’appel :
– Qui est l’interlocuteur ?
– De quel projet parle-t-on ?
– Quels échanges y a-t-il eu précédemment ?
2. Le téléphone ne laisse pas de trace :
En tant que prestataire ou freelance, il est toujours préférable d’assurer vos arrières.
L’idée n’est pas forcément de rédiger un contrat signé par les deux parties pour chaque intervention que vous ferez, mais d’avoir au moins une trace écrite qui récapitule ce sur quoi vous vous êtes accordés avec votre client.
Cela signifie qu’à la fin de votre conversation téléphonique, vous devrez lui envoyer un email pour récapituler ce qui a été dit et qu’en retour il devra vous confirmer qu’il est bien d’accord avec vous.
En résumé, vous faites le travail deux fois.
3. Le téléphone ne vous laisse pas le temps de réfléchir :
Au téléphone, lorsqu’un client vous pose une question à laquelle vous n’avez pas de réponse immédiate vous devez vous renseigner puis le rappeler pour lui fournir les informations dont il avait besoin.
Là encore, c’est une perte de temps et vous faites le travail deux fois.
4. Le téléphone manque de précision.
Avez-vous déjà essayé de dicter une adresse internet ou une référence produit à quelqu’un au téléphone ?
Mais si, rappelez-vous, ce genre de conversation où vous devez accompagner chaque lettre d’un prénom :
« Non ! je n’ai pas dit P comme Pélican, j’ai dit B comme Bertrand ! »
Il n’y a rien de plus pénible et si vous rajoutez à ça un réseau téléphonique capricieux vous risquez de vous arracher les cheveux.
La solution c’est de remplacer le téléphone par l’email qui, lui, résout l’ensemble de ces problèmes :
Lorsque vous rédigez un email :
– Vous avez tout le temps de réunir les informations nécessaires.
– Vous avez une trace indélébile de ce qui a été dit.
– Vous pouvez vous renseigner afin de donner des réponses complètes.
– Vous pouvez fournir des informations pointues sans risque d’erreur de compréhension pour vos clients.
Pour parvenir à remplacer le téléphone par l’email il vous faudra sans doute éduquer vos clients.
Prévenez-les en leur expliquant que, par souci de productivité et pour garantir toujours la qualité de votre travail, vous allez désormais limiter au maximum les échanges téléphoniques avec eux et qu’il est grandement préférable de vous contacter par email.
Vous pouvez ensuite mettre votre téléphone en mode silence, définitivement comme je l’ai fait, ou pendant certaines plages horaires.
Vous pouvez également expliquer sur le message d’accueil de votre répondeur qu’il n’est pas possible de vous joindre par téléphone et qu’il est préférable de vous contacter par mail.
Et enfin, si vous devez obligatoirement utiliser le téléphone pour certains clients, fixez avec eux un horaire précis et appelez-les.
Vous éviterez ainsi d’être interrompu et vous aurez la possibilité de préparer votre appel.
Concernant les alertes et notifications
C’est sans doute la plus simple des optimisations que vous puissiez faire dans votre entreprise.
Que ce soient les alertes Facebook, les arrivées de nouveaux mails, les conversations sur Slack ou Whatsapp ou toute autre notification, vous devez tout simplement toutes les couper.
Si vous avez pris la décision de rester concentré sur une seule tâche à la fois et de ne plus être interrompu, il n’y a plus aucune raison valable pour conserver vos notifications.
Dès qu’une notification apparaît sur votre ordinateur ou votre smartphone, même si vous ne cliquez pas immédiatement dessus, vous subissez une interruption et vous ajoutez une nouvelle interrogation qui tournera en boucle dans votre cerveau.
« Tiens, j’ai reçu un nouveau mail, c’est peut-être la réponse que j’attendais ? »
« Ah, un message de Franck, il a peut-être accepté mon devis ? »
Notre cerveau est fait pour résoudre des problèmes.
Par conséquent, tant que vous n’aurez pas répondu à cette question, vous aurez bien du mal à vous concentrer sur votre tâche actuelle.
Je n’utilise pas d’outil particulier pour bloquer les notifications sur mon ordinateur ou mon téléphone, j’ai simplement pris l’habitude de désactiver toutes les nouvelles notifications qui apparaissent.
Si vous faites de même, vous aurez sans doute désactivé 90% des alertes au bout de quelques jours et vous ne serez plus dérangé.
Concernant les collègues ou/et la famille
Pour gagner en productivité, il est important que vous preniez le temps d’expliquer à votre entourage votre démarche.
Aménagez-vous des pauses, si possible à heures fixes, et utilisez-les pour discuter avec vos collègues ou les membres de votre famille (si vous travaillez à la maison).
Vous serez pleinement présent pour profiter d’eux et eux de vous.
Votre pause n’en sera que plus efficace et vous redonnera l’énergie nécessaire pour reprendre le travail ensuite.
L’outil le plus efficace ici c’est tout simplement un panneau « ne pas déranger » accroché sur la porte de votre bureau.
Ça peut sembler trivial, mais si vous avez clairement expliqué à votre entourage votre volonté de gagner en productivité, ce simple message suffira à les dissuader de venir vous déranger.
Étape 3 : Organiser votre journée pour travailler efficacement
Avant de vous donner un exemple de planification d’une journée, voici quelques principes qu’il est important de comprendre.
L’urgent et l’important
Pour gagner en productivité, vous devez distinguer les tâches urgentes de celles qui sont importantes et vous devez également comprendre qu’une chose urgente n’est pas nécessairement importante.
Une tâche importante est une action qui vous rapproche de vos objectifs.
Si votre objectif est d’augmenter votre chiffre d’affaires de 5% par rapport au mois précédent, alors relancer vos clients qui ne vous ont pas encore payé est une tâche importante.
Si par contre votre objectif est de vous dégager du temps pour travailler moins, alors les factures pourront attendre, car il faudra vous focaliser sur l’optimisation de votre temps de travail (et appliquer les conseils de ce guide).
Une tâche urgente est une action qui doit être impérativement accomplie avant une date donnée.
C’est le cas par exemple si vous devez remplir votre déclaration de TVA.
C’est une tâche qui ne vous fera absolument pas avancer sur vos objectifs, mais qui est nécessaire et qui doit être faite en temps et en heure sous peine de devoir payer une amende.
Pour classer vos tâches, vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower.
Une fois classées ainsi, vous aurez une bien meilleure visibilité de l’ordre dans lequel vous devez faire vos tâches.
Voici comment je procède :
1. Je commence toujours par les tâches « non-urgentes et importantes » : c’est là que je suis le plus efficace et que j’arrive à atteindre l’état de flow (si vous ne savez pas ce qu’est l’état de flow, pas de panique – j’en reparle juste après dans la suite de cet article).
2. Je travaille ensuite sur les tâches « urgentes et importantes ».
3. J’essaie ensuite de déléguer tant que possible les tâches « urgentes et non-importantes ».
4. Pour enfin éliminer les « non-urgentes et non-importantes ».
Note de Rudy : un outil comme Trello permet facilement de trier vos tâches en fonction de leur importance.
L’Énergie et la volonté
L’énergie, c’est ce qui vous permet de rester concentré sur une tâche. Plus vous travaillez, plus votre énergie baisse.
La volonté, elle, vous permet de prendre des décisions.
Plus vous aurez de décisions à prendre, aussi petites soient-elles, plus vous puiserez dans votre réserve de volonté.
Vous devez être très attentif à votre énergie et à votre volonté au fil de la journée.
Essayez de repérer les moments où vous avez le plus la « pêche » et ceux où vous êtes fatigué.
Si vous êtes comme la plupart des gens, votre énergie sera à son maximum en début de journée (après une bonne nuit de sommeil) et la phase de digestion risque fort de vous donner « un coup de mou ».
Afin de garder un maximum de volonté, je vous invite à utiliser des routines qui vous permettront de faire machinalement certaines tâches récurrentes sans avoir à y penser.
C’est notamment ce que fait Mark Zuckerberg (le créateur de Facebook) et voici ce qu’il répond lorsqu’on lui demande pourquoi il porte toujours le même t-shirt :
« Je veux vraiment mettre de l’ordre dans ma vie, pour faire en sorte de prendre le moins de décisions possibles sur n’importe quel sujet, sauf sur la question de savoir ce qui pourrait le mieux servir cette communauté. » (la communauté dont il parle ici c’est bien sûr Facebook 😊)
Outre le fait de faire particulièrement attention à mon sommeil, j’ai également décidé de faire le jeûne intermittent afin d’économiser mon énergie.
Le jeûne a énormément de bienfaits, mais ce qui m’intéresse le plus c’est de réduire le temps de digestion.
Digérer est l’une des actions prioritaires du corps et l’organisme y consacre énormément d’énergie (certains avancent jusqu’à 80% de notre énergie totale).
En sautant un repas (le petit déjeuner dans mon cas) j’offre à mon corps 16h de repos, ça me permet d’avoir beaucoup plus d’énergie tout au long de la journée.
A tester 😊.
L’état de flow
L’état de flow, c’est l’équivalent d’un « moment de grâce » où votre cerveau est totalement focalisé sur la tâche qu’il a à accomplir – ce qui vous permet d’être à la fois rapide, efficace et créatif.
C’est de la productivité à l’état pur !
C’est un état difficile à atteindre et vous n’y parviendrez pas tous les jours, mais il est possible de faciliter son apparition en se mettant dans de bonnes conditions.
Voici 6 clés qui vont vous aider à atteindre l’état de flow :
1. Travailler sur une tâche qui vous intéresse et vous challenge.
La motivation est essentielle, si vous devez faire quelque chose qui ne vous intéresse pas ou qui est simplement ennuyeux, vous ne pourrez pas atteindre l’état de flow.
2. Travailler sur une tâche dans votre domaine de compétences.
Vous devez maîtriser votre sujet parfaitement pour ne pas casser votre concentration en allant chercher les informations qui vous manquent.
3. Interdire toute interruption et rester concentré pendant une longue période de temps.
Tout comme la motivation, la concentration est l’une des pierres angulaires de l’état de flow.
Vous devez avoir la garantie que rien ni personne ne viendra briser votre concentration et que vous aurez suffisamment de temps pour atteindre l’état de flow.
4. Être au top de votre énergie.
Votre motivation et votre concentration dépendent directement de votre énergie.
N’espérez pas atteindre l’état de flow si vous n’avez pas dormi de la nuit ou si vous avez abusé de l’apéritif le soir précédent.
5. Placez-vous dans un environnement qui vous aidera à atteindre l’état de flow.
Essayez de repérer les endroits où vous êtes calme et apaisé, et où il est facile pour vous de vous concentrer.
Pour moi par exemple, j’apprécie grandement de travailler dans ma véranda très lumineuse avec une musique de fond.
6. Oubliez le résultat et concentrez-vous sur le moment présent.
Si vous êtes stressé par une deadline ou par le résultat que vous devez fournir, vous ne pourrez pas atteindre l’état de flow.
Vous devez apprécier le moment présent (c’est-à-dire le fait de travailler sur votre tâche) et il faut avouer que ce n’est pas toujours simple dans un monde où tout va de plus en plus vite.
Il existe différents exercices que vous pouvez utiliser pour vous entraîner à mieux apprécier le moment présent comme pratiquer la pleine conscience ou faire des exercices de lâcher-prise.
En utilisant ces 6 clés, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour atteindre l’état de flow et si vous y parvenez, vous avancerez à vitesse grand V sans voir le temps passer.
C’est le moment de votre journée où vous serez le plus productif.
Une journée type pour un optimiser votre temps et votre productivité
Maintenant que nous avons vu ces trois concepts, voyons ensemble un exemple de journée type qui correspond tout simplement à MA journée type.
De 9h à 15h : l’important
Je commence ma journée par LA tâche la plus importante actuellement dans ma « To Do List ».
C’est-à-dire celle qui me fera le plus avancer vers mes objectifs.
Ça peut être la rédaction d’un article (comme celui-ci), la création d’une vidéo, etc.
Bien sûr, je fais une pause le midi pour déjeuner puis je reprends le travail sur cette tâche jusqu’à 15h.
C’est l’heure à laquelle je sais que mon énergie et ma volonté vont drastiquement baisser.
Il est alors temps pour moi de traiter mes mails et l’urgent !
De 15h à 17h : L’urgent.
Ça peut vous paraître contre-intuitif, mais oui, je traite toujours l’urgent après l’important.
L’important c’est ce qui fera avancer mon entreprise, je préfère donc focaliser mon énergie et ma volonté sur ce type de tâches qui (comme elles sont importantes) sont en général complexes et demandent beaucoup de motivation.
Si je devais me lancer dans la rédaction d’un article comme celui-ci à 15h, je n’aurais sans doute pas la volonté de m’y mettre, l’énergie pour rester concentré et encore moins le temps d’atteindre l’état de flow.
Par contre, traiter des tâches urgentes ne me demande pas beaucoup d’énergie. Il faut juste que je le fasse avant qu’il ne soit trop tard et dans mon entreprise aucune tâche n’a besoin d’être traitée en moins de 12h.
C’est donc le moment que j’ai choisi pour répondre à mes mails (que je ne consulte pas avant cet horaire).
De 17h à 17h30 : Clôture et planification
En fin de journée, je vérifie que j’ai bien géré tout ce qui devait être clôturé le jour même (l’urgent), puis je planifie ma journée de demain.
Planifier est un bien grand mot, car en règle générale il s’agit simplement de choisir LA tâche importante sur laquelle je vais me concentrer le lendemain.
Pourquoi je fais cette planification en fin de journée ?
Tout simplement pour ne pas perdre de temps le matin suivant lorsque je serai à mon maximum en termes d’énergie et de volonté.
Conclusion :
Evidemment, l’exemple de journée-type que je vous ai donné ne doit pas être reproduit tel quel.
Vous devez l’adapter à vous et à votre travail.
Mais il est important de comprendre les grands principes que j’ai cités dans cet article :
– Le multitâche est contre-productif.
– Les interruptions sapent votre efficacité.
– Votre énergie et votre volonté ne sont pas inépuisables.
– L’urgent et l’important sont deux choses différentes.
– Il est possible de faciliter l’accès à l’état de flow.
En les appliquant et en adaptant vos journées en conséquence, vous gagnerez en efficacité. Votre temps libre et vos revenus en dépendent.
Préparer votre entreprise à la croissance pour générer des prospects et des clients est un volet majeur du programme "Trafic & Clients".