Productivité et efficacité : comment développer votre business plus vite ? Comment développer votre entreprise plus rapidement ? Comment augmenter votre productivité et votre efficacité quand on est dirigeant ou entrepreneur ? Dans ce guide, vous trouverez une méthode simple et des bonnes pratiques pour gagner en focus et améliorer vos résultats sur le long terme.
Note de Rudy : Cet article a été écrit par Lucas Clairet du blog Le Productif. Lucas partage ses méthodologies pour gagner en productivité et en efficacité. Il s’agit de son 1er article sur Webmarketing Conseil et je suis ravi de l’accueillir. Si vous êtes expert en marketing, vous pouvez proposer vos articles en me contactant sur la page dédiée.
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Augmenter votre productivité et votre efficacité
On connait tous ce dirigeant, cet entrepreneur ou ce collaborateur ultra-productif, monstre d’efficacité et semblant voler de tâches en tâches sans jamais succomber aux méandres de la procrastination.
La productivité ne sort pourtant pas d’un chapeau : être efficace et gagner en productivité n’est pas qu’une affaire de « personnalité » et nécessite d’adopter un ensemble de routines. Dans cet article, je me propose de vous montrer ces bonnes pratiques pour vous faire gagner en efficacité (sans vous transformer en robot).
Objectif : vous aider à mieux vous organiser pour mieux développer votre business.
Mais alors, comment faire pour gagner en productivité ? Si vous lisez ce guide, vous êtes certainement en quête d’optimisation :
– Soit vous avez déjà des résultats et voulez aller plus loin.
– Soit votre business stagne et vous ramez.
Développer une entreprise est en soi une tâche infinie : tellement d’actions à mettre en place et de directions possibles pour votre business…
Sans focus et sans organisation, un projet peut rapidement prendre 1 an dans la vue. Tellement de clients restent au même point pendant 2 ou 3 ans faute de vision claire.
Sans compter que ces incertitudes sur la meilleure stratégie à prendre pour atteindre vos objectifs vous empêche d’arpenter le chemin le plus direct (et génère au passage de la procrastination).
Logique : lorsque vous progressez vers l’inconnu, notamment lorsque vous sortez de votre zone de confort, vous n’avancez pas en ligne droite et avez naturellement tendance à tester toutes les options possibles pour vous sécuriser (comme lorsque vous cherchez la porte de sortie dans une pièce sombre).
C’est humain et c’est même la raison d’être des coachs et consultants que de vous montrer la voie (parfois rageant de payer pour du conseil alors que « vous le saviez déjà » mais c’est aussi leur rôle que de pointer du doigt la solution parmi la multiplicité des options possible).
Résoudre ces soucis de productivité et d’efficacité
Si vous avez l’impression de ne pas utiliser votre temps de manière optimale ou, malgré vos efforts, de ne pas avancer assez vite vers vos objectifs, nous allons maintenant voir :
– Quel système adopter pour être productif.
– Pour avancer plus vite, chaque jour, vers vos objectifs.
– Identifier facilement les tâches les plus importantes (et les boucler).
– Gagner en productivité, rester motivé et garder cette énergie sur le long terme.
Mais d’abord…
Oubliez 1 minutes ce que vous savez sur la productivité
On pense souvent qu’être plus productif consiste simplement à effectuer un maximum de tâches en le moins de temps possible. Etre productif, ce n’est pas seulement être « techniquement » capable d’absorber des « to-do-lists » de 100aines de tâches (même si évidemment cela aide).
« Less is more » vous le savez bien.
Être productif ne signifie pas non plus enchaîner des journées de 12 heures. Être productif signifie être capable de mener à bien les tâches qui comptent et qui ont le potentiel de générer le maximum d’impact pour permettre à votre business de grandir.
Vous pouvez passer votre vie à optimiser votre business plan ou votre offre, à modifier le wording de vos plaquettes ou à publier des contenus sur Linkedin sans pour autant obtenir ce qui importe pour vous : de la visibilité, des prospects et des clients…
La productivité, c’est avancer à vitesse constante sur quelques tâches – les plus importantes – et non d’essayer d’avancer à 200km/h en vous battant sur tous les fronts.
Donc comment faire pour être plus productif ?
Etre vraiment productif en 7 étapes
Il existe un nombre incalculable de méthodes de productivité et mon objectif n’est pas de les regrouper toutes dans un seul article.
Point positif : ce n’est pas un problème et pour être productif, vous n’avez besoin de maîtriser toutes ces techniques.
Il vous faut simplement :
1. Un système pour faire avancer stratégiquement votre business.
2. Une poignée de bonnes pratiques et routines pour exécuter votre stratégie efficacement au quotidien.
Le système vous montre dans quelle direction aller : il vous permet d’identifier ce qui a le plus d’impact pour aller plus vite, de concentrer vos actions sur l’essentiel et de rester motivé sur le long terme.
Les techniques quant à elles vous donnent des raccourcis pour gagner du temps et développer votre business de manière efficace opérationnellement.
Allez, on attaque les sept étapes qui couvrent tout ça.
1. Penser long terme :
Penser long terme, c’est la base pour mettre en place tout le reste.
Parce que même si vous voulez dans vos tripes avancer chaque jour plus rapidement, si vous ne savez pas vers quoi vous aller, vous brassez de l’air (ou en tous cas, vous ne prenez pas la voie la plus directe).
Vous devez donc d’abord valider votre objectif long terme : le point où vous voulez emmener votre entreprise (et votre vie en tant qu’entrepreneur en général).
Il s’agit de préciser votre vision : la raison qui vous fait lever le matin et l’étoile du berger qui sera votre boussole. Ce point à l’horizon que vous souhaitez atteindre et qui, une fois atteint, pourra servir de base à l’objectif suivant.
Sans cette vision, vous avez l’impression de faire du sur-place et vous n’avez pas la capacité de jauger si vos actions vont dans la bonne direction ou non.
C’est à partir de cette vision que vous pouvez construire le plan d’action pour parvenir à cet objectif.
C’est la base de l’organisation mais tellement d’entreprises avancent au « feeling » sans point d’ancrage.
Avoir une vision est par ailleurs une énorme source de motivation.
Les jours où vous perdez la foi, il est important de se recentrer et de se rappeler pourquoi vous avez choisi l’entrepreunariat.
– Quels sont vos objectifs long terme ? Vos objectifs business et vos objectifs personnels.
– Quelle est votre vision ?
– Où vous voyez-vous dans 1 an, 2 ans, 5 ans ?
Voulez-vous être en charge de clients plus excitants ? Lesquels ?
Attaquer un nouveau marché ?
Etre à la tête de 50 employés dans votre cabinet conseil ?
Avoir un chiffre d’affaires en hausse de x% ?
Avoir un loft à Paris ou un condo en Thaïlande ?
Avoir plus de temps pour vous ?
Je ne peux pas deviner pour vous votre vision.
Mais prenez une feuille blanche ou un Google Docs, rien de plus.
Posez sur papier là où vous voulez être dans 1 an, 2 ans, 5 ans et 10 ans.
Ecrivez ce que vous avez en tête : pas besoin d’être 100% réaliste, l’objectif est de viser loin et d’imaginer la situation parfaite.
Votre plan va évidemment évoluer et vous serez parfois ralenti.
Mais l’idée est d’obtenir le tableau le plus précis possible pour vous donner la direction à suivre et pour vous motiver chaque jour pour tenir le cap de cet idéal.
Que ce soit construire un leader mondial ou de construire un mini-business qui tourne en automatique pour vous consacrer à vos passions.
La clé à retenir : réfléchissez à ce que vous voulez accomplir pour savoir comment avancer vers cet objectif.
Avoir cette vision vous permettra de choisir une métrique à surveiller (chiffre d’affaires ? nombre de clients ? avancement d’un projet ?) pour savoir si vous êtes en avance ou en retard sur vos objectifs.
2. Concevoir votre plan d’action :
Maintenant que vous avez votre vision long terme, vous pouvez planifier les étapes pour atteindre cette vision idéale.
Plutôt que de remplir votre agenda en fonction des urgences du moment et des tâches qui semblent s’imposer à vous, prenez le temps de planifier ce qui chaque jour, chaque semaine, chaque mois, contribue à avancer plus vite vers vos objectifs.
Quelles sont les tâches qui auront le plus d’impact rapidement ?
Quelles tâches pouvez-vous couper sans fondamentalement mettre en péril votre business ?
Chaque tâche qui vous détourne de vos objectif final est en réalité une tâche qui vous éloigne de votre vision.
Oui, ce client pourrait ramener de la visibilité ou du chiffre d’affaires mais contribue-t-il à vous rapprocher de votre objectif ?
Oui, bien répondre à chaque email ou être présent sur Twitter est utile mais est-ce que le temps que vous y passez est vraiment indispensable ?
Apprendre à dire « non » aux « fausses opportunités » permet de libérer du temps.
La productivité vient du focus :
1. Identifiez chaque jour les actions qui vous permettront d’atteindre vos objectifs de la semaine.
2. Identifiez chaque semaine les actions qui vous permettront d’atteindre vos objectifs du mois.
3. Enfin, identifiez chaque mois les actions qui contribueront à atteindre vos objectifs à 3 mois.
Et ainsi de suite : chaque objectif et chaque action doivent servir le précédent jusqu’à arriver à votre objectif de long terme.
Posez juste votre plan à plat sur un carnet ou sur une application comme Todoist ou Trello et prenez le temps chaque début de journée, de semaine et de mois à ce que vous devez accomplir.
Tenez régulièrement votre plan à jour et servez-vous en comme une boussole.
La clé à retenir : demandez-vous régulièrement où vous en êtes et identifiez les actions qui auront le plus d’impact pour vous amener là où vous voulez être dans quelques années. On voit comment faire dans le point numéro 3.
3. Se concentrer sur les 20% :
La loi de Pareto : c’est celle-ci qui va vous permettre de vous concentrer sur les actions qui ont le plus d’importance.
Ces actions qui ont vraiment un impact sur votre business.
En quoi consiste la loi de Pareto ? Elle nous dit que 80% des effets résultent de 20% des causes.
Et dans le cas qui nous intéresse : 80% de vos résultats (donc la progression de votre business) dépend de 20% de vos efforts (et de vos actions).
Et comme nous l’avons vu un peu plus haut : être productif, c’est faire mieux les bonnes choses.
Le dirigeant ou l’entrepreneur qui passe 2 heures par jour à créer de la valeur pour son audience, pour ses prospects et pour ses clients sera toujours plus productif que celui qui passe 8h à revoir le design de son site ou de sa plaquette.
Bien définir vos priorités permet d’identifier ces leviers de productivité.
Bien définir vos priorités permet de vous concentrer sur ce qui est important et ce qui amène de l’impact.
Sans perdre votre temps dans des tâches certainement utiles mais qui restent des détails.
Dans le cadre de votre plan d’action, sélectionnez les tâches qui vous semblent incontournables.
– Si vous développez une offre, une prestation, un produit : quelles tâches sont essentielles pour les faire émerger ?
– Dans le cadre de votre plan marketing : quelles tâches sont critiques et ont un impact ?
– Dans le cadre de votre stratégie de prospection : quelles actions génèrent des ventes ?
Retenez 2 à 3 pistes à chaque fois : 1 à 2 actions qui ont prouvé qu’elles donnaient des résultats et 1 action plus expérimentale qui pourra porter ses fruits sur le plus long terme.
Coupez tout le reste et concentrez-vous sur ces priorités.
Une anecdote : Noah Kagan, un des premiers employés de Facebook, raconte comment un jour Mark Zuckerberg avait écrit sur un tableau blanc le mot « Growth » et avait demandé à chacun de couper toutes les actions et fonctionnalités peut-être « cool » et « intéressantes » mais qui ne participaient pas à la « croissance » de Facebook.
Du focus vient la croissance : l’idée n’est pas de se coller 15 tâches qui pourront potentiellement « un jour » générer de la valeur mais bien de sélectionner les leviers directement impactants et de focaliser votre énergie, votre temps et votre budget dessus.
La clé à retenir : identifiez les 20% de vos tâches qui ont le plus d’impact. Faites-en vos priorités et avancez dessus tous les jours. Laissez le reste au second plan.
4. Manger votre grenouille !
« Si c’est votre travail de manger une grenouille, il vaut mieux que ce soit la première chose que vous fassiez chaque matin. Si votre job consiste à en manger deux, il vaut mieux commencer par la plus grosse d’abord ».
C’est une citation de Mark Twain.
Pour Brian Tracy, coach en développement personnel, la grenouille c’est notre tâche la plus importante ou la plus difficile du moment, celle sur laquelle nous sommes le plus susceptible de procrastiner.
Mais c’est aussi la tâche censée donner le plus de traction à votre business, celle qui générera 80% de vos résultats.
Généralement, à la place, on se rabat sur des tâches qui nous donnent l’impression d’avancer :
– Checker nos emails
– Optimiser un détail
– Regarder une vidéo ou lire un article
Bref, toute ces actions qui sont des formes de procrastination (la peur d’avancer) soit nous maintiennent dans notre zone de confort, des habitudes qui ne vous font pas réellement avancer vers l’étape suivante.
Ces mini-tâches qui prennent du temps au final (voire beaucoup de temps) ne sont pas complètement inutiles mais comme je l’avais entendu lors d’une formation :
1. Vous devez d’abord remplir votre agenda avec les grosses pierres (ces tâches incompressibles et prioritaires).
2. Puis caler vos petites pierres (ces tâches de moindre importance et qui peuvent se faire en 1h ou 2h).
3. Enfin, il vous reste de la place pour le sable fin (répondre aux emails, flâner sur une vidéo, avancer sur une tâche qui vous plaît).
Donc pour être sûr à 100% d’avancer vers vos objectifs en étant productif, commencez chaque journée par manger votre grenouille.
Commencez chaque jour par cette tâche difficile (mais impactante) pour faire avancer votre plan.
Commencez par ces 20% d’actions qui vont vous amener 80% des résultats.
La clé à retenir : Si je ne devais travailler que deux heures aujourd’hui, qu’est-ce que je ferais ? Si je n’avais le temps que pour une ou deux tâches, lesquelles seraient incompressibles et indispensables ?
Donc on se met à 200% sur la grenouille :)
5. Se focaliser sur une chose à la fois :
Pour être productif, il faut être capable de faire mener plusieurs tâches et projets en parallèle ?
En fait non.
Pour être vraiment productif, restez concentré sur une seule tâche à la fois.
C’est ce que nous dit Gary Keller, dans son bouquin The One Thing.
C’est en restant focus sur une chose à la fois, sur l’action la plus importante, que l’on peut accomplir nos objectifs plus rapidement et plus efficacement.
C’est aussi ce que nous disent les recherches scientifiques : le multitasking ne fonctionne pas.
À chaque switch entre deux tâches, il nous faut malheureusement pas mal de temps pour nous remettre à fond et nous reconcentrer (répondre aux mails, checker Instagram juste une minute, répondre à une conversation sur le chat Facebook sont autant d’interruptions…)
Soyez sans pitié et bannissez le multitasking de votre lieu de travail.
Construisez votre « to-do list » chaque soir pour le lendemain et chaque vendredi pour la semaine suivante.
D’une part, organiser son agenda permet d’avoir de la lisibilité sur votre planning mais cela enlève également énormément de pression.
Je préfère 100x avoir un agenda strict mais que je vais pouvoir tenir plutôt qu’une liste interminable de tâches paralysantes.
Bouclez vos tâches dans l’ordre, une tâche après l’autre, comme un développeur informatique corrigerait les bugs d’un logiciel.
Si vous avez regardé la série « Sillicon Valley », vous avez déjà vu Scrum, vous comprenez l’idée.
La clé à retenir : restez concentré sur une seule tâche à la fois. Point barre.
Consultez le tutoriel pour gérer votre temps et votre productivité
6. Mettre de côté la perfection :
« Done is better than perfect », ces mots sont placardés sur les murs de Facebook. Ce n’est pas pour rien.
La perfection est un fléau pour la productivité et est souvent lié au « syndrome de l’imposteur » (j’en fais plus de peur que ce ne soit pas assez bien).
Le problème avec le perfectionnisme, c’est qu’il a vite fait de se transformer en procrastination déguisée.
Pour éviter de s’attaquer aux tâches les plus difficiles (et les plus impactantes), on a souvent tendance à passer tout notre temps sur des tâches plus simples à réaliser (mais qui n’impactent pas autant votre business).
Exemple : cela ne sert à rien de passer 2 semaines à créer un outil, un site Internet, une formation, une conférence, une offre de prestation ultra-travaillés si vous n’avez personne pour le visiter, le tester, l’utiliser, l’acheter.
Mieux vaut créer un « minimal viable product » capable de « faire le job » et de rendre heureux les « early adopters » et, s’il rencontre un certain succès, de l’améliorer graduellement.
Mieux vaut rendre vos projets immédiatement opérationnels pour vous attaquer à ce qui fait progresser votre business : aller chercher des clients et créer de la valeur plutôt que de travailler des mois en sous-marin et se rendre compte que finalement personne n’est intéressé (ou qu’un truc plus simple aurait fait l’affaire).
Demandez-vous à chaque tâche que vous réalisez : est-ce que je suis sur une tâche qui a le potentiel de faire vraiment bouger mon plan d’action vers l’étape suivante ? Ou juste en mouvement sur des détails ? Si c’est la deuxième option, ne vous attardez pas. Restez fidèle à votre plan et concentrez-vous sur vos priorités.
Laissez-vous un temps limité pour chaque tâche et imposez-vous des deadlines. Dès que la deadline est passée et que votre projet est opérationnel, lancez-le.
La clé à retenir : mieux vaut « fait que parfait ». Combien de fois j’ai réussi à faire une présentation en 2h alors que, avec tout le temps devant moi, j’aurais pu y passer 3 ou 4 jours sans problème ?
7. Faire abstraction des distractions :
Merci Captain Obvious.
Pour être plus efficace et développer votre business plus rapidement, supprimez les distractions qui vous détournent de vos tâches.
Entre le flux incessant d’emails (et finalement pas urgents) et les notifications de votre smartphone, l’environnement de travail « moderne » est fait pour vous interrompre et flinguer votre focus.
C’est le FOMO (« Fear of Missing Out »), la peur de manquer quelque chose qui créé cette addiction aux messages qui nous arrivent de toute part et nous empêchent d’obtenir les moments de quiétude nécessaires à l’inspiration, la réflexion et… l’action.
Il n’y a pas de formule magique à part de vous imposer des règles et développer une forme d’autodiscipline.
Adaptez votre environnement (physique et numérique) pour le rendre moins propice aux distractions.
– Laissez votre portable dans un tiroir.
– Planifier des moments sans réunion, appels, interruptions.
– Bloquer Facebook, Instagram, Linkedin…
– Fermer Outlook et Thunderbird (ou se bloquer 2 moments par jour où répondre aux emails)
La clé à retenir : soyez proactif et cherchez activement à réduire les distractions.
Pour résumer :
– Concentrez-vous sur le plus important.
– Validez votre vision à long terme, votre étoile du Berger.
– Mettez en place un plan en cohérence avec cet objectif.
– Concentrez-vous sur les tâches qui ont le plus d’impact.
– Passez à l’action plutôt que de consommer des contenus et vidéos sans mettre en pratique.
– Arrêtez de douter, foncez sans chercher la perfection.
Ce que vous devez faire maintenant
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Ce qu’il vous manque ? Ce n’est pas toujours plus de connaissances en management, en marketing ou en vente. C’est d’être capable de te concentrer sur les leviers qui comptent et qui impacteront votre business.
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À tout de suite,
Lucas
Préparer votre entreprise à la croissance pour générer des prospects et des clients est un volet majeur du programme "Trafic & Clients".
